Tabulkové procesory jsou programy, které umožňují provádění automatických výpočtů v tabulkách na základě zadaných dat. Tabulky je možné použít k statistickým, matematickým, ekonomickým a jiným výpočtům. S údaji v tabulce je možné v řadě případů pracovat rovněž jako s databází a provádět třídění i výběr dat podle zadaných kritérií. Často používanou formou výstupu bývá vedle tabulky také graf.
Režimy práce:
Základním pracovním režimem je režim „Připraven“, který je určen pro vstup hodnot. Jakmile začneme vkládat hodnoty z klávesnice, systém přechází do režimu „Zadání“. Pokud potřebujeme opravit chyby ve vstupních datech, můžeme využít režimu „Úpravy“.
Vkládání a opravy dat:
Buňku, do které chceme zadávat údaje, zvolíme za aktuální a začneme psát. Text, který zadáváme, vidíme jak v buňce, tak v editačním řádku. Vkládat data lze také tak, že po označení aktuální buňky, do které chceme zapisovat, klikneme myší na editační řádek. Jestliže chceme zrušit zadávání údajů, tj. ukončit psaní, aniž by se údaje vložily do buňky, stiskneme klávesu „Esc“.
Chceme-li řádně ukončit vkládání dat do buňky, stiskneme „Enter“.
Filtrování dat:
V Excelu můžeme pracovat s takzvanými filtry. Filtrem se rozumí podmínka, kterou je testován každý řádek. Vyhoví-li řádek podmínce, zůstane zobrazen. Pokud podmínce nevyhoví, je skryt. Filtr má velký význam u rozsáhlejších tabulek, kde se pracuje pouze s daty, které by měly vyhovovat určitým kritériím. Filtry lze i kombinovat. Potřebujeme-li například aby byly zobrazeny pouze záznamy, které vyhovují dvěma podmínkám najednou, lze nastavit dva i více filtrů zvlášť.
Funkce:
Excel poskytuje 10 různých typů tabulkových funkcí: matematické/trigonometrické, vědecké, logické, textové, statistické, informační a vyhledávací, funkce pro datum a čas, pro databáze, finance. Obecný zápis funkce má tvar: název_funkce (argument1, argument2,…,argumentN). Co může být argumentem funkce, záleží na konkrétní funkci. Např. argumentem funkce MAX, která hledá maximální hodnotu, mohou být konstanty, adresy buněk nebo úseků, případně další funkce.
Grafy:
Graf slouží pro reprezentaci dat, pro které jsou rozbory v tabulce již nedostatečné, a proto není od věci tyto tabulky doplnit grafem. Graf je analogová informace, která je oproti tabulce na první pohled srozumitelnější.
Průvodce nám pomáhá při výběru dat, umístění grafu v sešitě, výběru typu grafu a přidání potřebných popisků a legend. Námi vytvořený graf může být umístěn na listu s daty nebo na samostatném listu.
Obrázek grafu má v sešitu vlastnosti plovoucího objektu. To znamená, že ho můžeme kdykoliv přesouvat, modifikovat a měnit jeho velikosti. Graf může mít celou škálu podob, většinou se jedná o dvourozměrné nebo třírozměrné grafy.
Realizace grafu:
Označíme data v tabulce, které chceme do grafu zanést, pomocí myši nebo klávesnice a spustíme proceduru „Průvodce grafem“. To můžeme udělat několika způsoby:
- stiskem tlačítka ve standardním panelu nástrojů,
- příkazem VLOŽENÍ | GRAFY,
- klávesou F11.
Po spuštění průvodce se zobrazí první dialogové okno obsahující dvě karty.
„Standardní typy“ – První karta, ve které si můžeme vybrat graf ze základních typů grafů. Každý typ pod sebou zahrnuje i několik podtypů.
„Vlastní typy“ – Druhá karta, která má dvě podoby. Zde záleží, jaké políčko je zaškrtnuté, jestli „Předdefinované“ nebo „Definované uživatelem“. Po stisku se nám zobrazí, jak bude námi definovaný graf vypadat.
Po stisku tlačítka „Další“, se zobrazí druhé dialogové okno „Zdrojová data grafu“ obsahující dvě karty.
„Oblast dat“ – Karta, která slouží k určení toho, zda datové řady tvoří řádky nebo sloupce. Oblast dat je možno upravit zápisem z klávesnice nebo vymezení myší.
„Řada“ – Na této kartě můžeme provést další úpravy v datových oblastí. Tuto kartu můžeme většinou přeskočit.
Po odeslání se nám otevře třetí dialogový panel „Možnosti grafu“, kde se určují další parametry grafu. (Počet nabídkových karet na tomto panelu závisí na typu vybraného grafu, většinou jich bývá šest.)
„Název“ – Sem se zapisuje název grafu a popisky jednotlivých os. Název grafu může být pouze jednořádkový.
„Osy“ – Zde určíme, jaké osy mají být vytvořeny. Osy hodnot mohou být dvě a osy kategorií se mohou vytvářet automaticky, kategorie, časová osa.
„Mřížky“ – Tady určíme, jaké příslušné mřížky mají být zobrazeny. Většinou postačí hlavní mřížka. Vzdálenosti čar v mřížce určíme dodatečně při formátování osy na kartě „Měřítko“.
„Legenda“ – Na této kartě určíme, zda se má ke grafu připojit legenda, také klíč grafu a kde má být v grafu umístěna.
„Popisky dat“ – Zde určíme, jestli se k bodům mají připojit hodnoty nebo popisky a to buď s číslem, nebo procentuálně.
„Tabulka dat“ – Zde určujeme, jestli se má ke grafu připojit tabulka s daty a zda má obsahovat klíč (značky) použité v legendě. Poslední, čtvrté, dialogové okno „Umístění grafu“ nám pomáhá při rozhodování o umístění. V tomto okně si můžeme vybrat, jestli chceme, aby graf byl umístěn na novém listu nebo jako objekt na list se zdrojovými daty.